A entrevista antes da entrevista e como o RH pode liderar uma transformação que ninguém está enxergando
Existe um momento nas contratações que nenhum processo de RH consegue controlar. Não aparece no fluxograma de recrutamento, não está descrito na política de seleção, não entra nos indicadores de tempo de contratação. Acontece antes da entrevista começar, antes de qualquer pergunta comportamental, antes do candidato começar a se apresentar.
É o momento em que ele entra no prédio. Atravessa a recepção. Senta numa cadeira e espera ser chamado. Nesses poucos minutos de silêncio, enquanto olha ao redor sem nada específico para fazer, o cérebro dele está trabalhando em velocidade máxima. Está absorvendo sinais, comparando expectativas, formando impressões que vão colorir toda a experiência que vem depois inclusive a decisão final de aceitar ou não a sua oferta.
Eu chamo isso de “a entrevista antes da entrevista”. Uma avaliação silenciosa, involuntária e extremamente poderosa. O detalhe é que, nessa entrevista, quem está sendo avaliado não é o candidato. É a empresa. E o entrevistador não é um gestor preparado com roteiro e scorecard. É o espaço físico.
Para você que trabalha com gestão de pessoas, isso representa um problema e também uma oportunidade. O problema: existe uma variável crítica afetando seus resultados de atração e retenção que provavelmente nunca entrou na sua análise. A oportunidade: você pode ser a pessoa que traz essa pauta para a mesa da diretoria e transforma um ponto cego em vantagem competitiva.
O teste do táxi que ninguém está aplicando
No mundo de recrutamento executivo existe um conceito conhecido como “teste do táxi”. A ideia é simples: você contrataria alguém com quem não aguentaria dividir um táxi por 30 minutos? É uma forma de avaliar fit cultural além das competências técnicas, de perceber se existe compatibilidade humana básica que vai sustentar uma relação de trabalho de longo prazo. Todo profissional de RH experiente conhece essa lógica e aplica alguma versão dela nas avaliações.
Mas existe um teste inverso acontecendo que quase ninguém percebe. O candidato também está aplicando o teste do táxi, só que com a empresa inteira. Ele está se perguntando, mesmo que inconscientemente: “eu aguentaria passar horas do meu dia nesse ambiente? Esse lugar me dá energia ou me drena? Eu me vejo aqui pelos próximos anos?” E o primeiro e talvez mais honesto sinal que ele recebe para responder essas perguntas não vem da conversa com o gestor, do discurso de cultura bem ensaiado ou do pacote de benefícios no papel. Vem do ambiente físico que ele experimenta antes de qualquer interação humana.
Uma recepção que parece sala de espera de cartório comunica uma coisa. Um ambiente que respira, com luz natural, materiais que demonstram intenção, sensação de organização e cuidado, comunica outra completamente diferente. O espaço funciona como um filtro de primeira instância é o primeiro “sim, quero conhecer mais” ou o primeiro “não sei se é pra mim”. E esse julgamento acontece em silêncio, sem que ninguém do RH tenha chance de influenciar.
Aqui está o ponto crucial para quem trabalha com pessoas: você está sendo avaliado num critério que provavelmente nunca entrou no seu radar de preocupações. Não porque você seja negligente, mas porque historicamente o espaço físico sempre foi tratado como responsabilidade de outra área facilities, administrativo, operações. Não era “assunto de RH”. Só que os resultados dessa avaliação silenciosa caem diretamente no seu colo: candidatos que recusam ofertas sem explicar direito o motivo, colaboradores que pedem demissão citando razões genéricas, uma sensação difusa de que algo não está funcionando que nenhum indicador tradicional consegue capturar.
Quando o espaço contradiz tudo que você construiu
Pense em todo o trabalho que o RH faz para construir uma marca empregadora atraente. As horas investidas em definir proposta de valor ao colaborador. Os recursos alocados em employer branding, vídeos institucionais, presença em redes sociais, página de carreiras cuidadosamente desenhada. O esforço para articular cultura, valores, o “jeito de ser” da empresa. Os programas de benefícios pensados para diferenciar a organização no mercado. Todo esse investimento parte de uma premissa correta: num mercado competitivo por talentos, a empresa precisa se posicionar como um lugar desejável para trabalhar.
E então, depois de todo esse trabalho de construção de narrativa, o candidato é convidado para conhecer a empresa presencialmente. Ele chega com expectativas formadas pelo que viu online e encontra um ambiente que não sustenta nada do que foi prometido. A recepção não combina com o vídeo institucional. A sala de reunião contradiz o discurso sobre “valorizar pessoas”. A experiência física é completamente desconectada da experiência digital cuidadosamente curada.
O candidato percebe essa dissonância instantaneamente. O cérebro humano é extraordinariamente sensível a inconsistências entre discurso e realidade é um mecanismo de proteção evolutivo, uma forma de detectar situações onde alguém está dizendo uma coisa e fazendo outra. Quando o ambiente físico contradiz a promessa da marca empregadora, acontece algo devastador para todo o trabalho que você fez: a cultura passa a parecer “marketing”. O discurso perde credibilidade antes de ser testado. A confiança é minada no exato momento em que deveria estar sendo construída.
E o mais frustrante é que você, do RH, provavelmente nunca vai saber que isso aconteceu. O candidato não vai dizer “recusei a oferta porque o escritório me decepcionou”. Vai dar uma explicação socialmente aceitável “aceitei outra proposta”, “decidi que não era o momento”, “o perfil não era exatamente o que eu buscava”. A verdadeira razão fica escondida, e você continua investindo em employer branding sem perceber que existe um vazamento no fundo do balde.
O fator que nunca aparece nas entrevistas de saída
Se você analisar as entrevistas de desligamento da sua empresa nos últimos dois anos, vai encontrar um padrão previsível de respostas: “busco novos desafios”, “oportunidade de crescimento”, “proposta financeira melhor”, “momento de vida diferente”, “quero experimentar outro setor”. São respostas verdadeiras, mas incompletas. Capturam a superfície racional da decisão sem revelar todas as camadas emocionais e sensoriais que a compõem.
Ninguém diz numa entrevista de saída: “eu saí porque o escritório me fazia mal”. Ninguém verbaliza: “o ambiente me drenava energia todo dia e eu não aguentava mais”. Seria estranho, difícil de explicar, fácil de parecer fresco ou exagerado. Mas isso não significa que o espaço físico não pesou na decisão. Significa apenas que é um fator que opera no escuro, influenciando sem ser nomeado, empurrando a pessoa em direção à saída sem nunca aparecer como causa oficial.
Como profissional de RH, você conhece os sinais. Quando o colaborador começa a evitar o presencial mesmo sem necessidade real de home office. Quando a energia dele cai visivelmente ao longo da semana. Quando ele demonstra alívio físico ao sair do prédio no fim do expediente. Quando as conversas de corredor revelam um cansaço que vai além da carga de trabalho. Quando o engajamento nas pesquisas de clima cai em dimensões que você não consegue explicar completamente por fatores de gestão ou remuneração. Tudo isso é informação sobre a relação entre pessoa e ambiente só que essa informação raramente é interpretada como tal.
O custo dessa cegueira é concreto e mensurável. Substituir um profissional sênior pode custar de 100% a 200% do salário anual quando você soma todos os componentes: tempo de recrutamento, produtividade perdida durante a transição, curva de aprendizado do substituto, conhecimento institucional que vai embora, impacto na moral da equipe, risco de erro na nova contratação. Parte significativa desse custo de rotatividade está escondida num fator que ninguém na organização está olhando estrategicamente. Está literalmente nas paredes, na iluminação, no layout, na sensação que o espaço provoca em quem passa 40 horas por semana ali.
Por que ninguém está olhando para isso
Existe uma razão histórica pela qual o espaço físico se tornou um ponto cego organizacional quando o assunto é gente. Durante décadas, o escritório foi tratado como commodity uma necessidade operacional, um centro de custo a ser minimizado, uma linha no orçamento que não merecia atenção estratégica. A lógica era simples e pragmática: precisa de um lugar para as pessoas trabalharem, então aluga-se um espaço, coloca-se mesas e cadeiras, instala-se computadores, e pronto. Quanto menos gastar com isso, melhor para o resultado.
Nesse modelo mental, que ainda domina a maioria das organizações, o espaço físico é responsabilidade de facilities ou administrativo. É tratado como infraestrutura, não como estratégia. Quando surge necessidade de mudança, uma reforma, uma expansão, uma mudança de endereço com os critérios de decisão são predominantemente financeiros e operacionais: custo por metro quadrado, localização para deslocamento, capacidade de pessoas, conformidade com normas. Raramente alguém pergunta: “como esse espaço vai impactar nossa capacidade de atrair e reter talentos?”
O RH, por sua vez, historicamente não foi convidado para essas conversas. Decisões sobre espaço físico acontecem em reuniões onde gestão de pessoas não têm assento. E mesmo quando o RH é consultado, geralmente é sobre questões pontuais “quantas salas de reunião precisamos?”, “onde fica o refeitório?” não sobre o impacto estratégico do ambiente na experiência do colaborador e do candidato.
O resultado é um desalinhamento estrutural. A área que mais sofre as consequências de um ambiente inadequado de turnover, dificuldade de atração, engajamento baixo, cultura que não se materializa onde não tem voz nas decisões que determinam esse ambiente. E a área que toma as decisões sobre espaço são: facilities, administrativo, às vezes diretamente a diretoria não tem visibilidade sobre o impacto dessas decisões nos indicadores de pessoas.
A oportunidade que está na sua frente
Aqui está a virada de perspectiva que pode mudar seu posicionamento dentro da organização: esse ponto cego é uma oportunidade estratégica esperando alguém para ocupá-la. Se ninguém está conectado ao ambiente físico com resultados de pessoas, a pessoa que fizer essa conexão vai se destacar. Se ninguém está levando essa pauta para a diretoria com dados e argumentos sólidos, quem fizer isso vai ser visto como alguém que pensa negócio, não apenas processos.
Pense na sua posição atual. Você provavelmente enfrenta pressão constante para melhorar indicadores para reduzir turnover, aumentar engajamento, atrair talentos melhores, fortalecer cultura. E provavelmente já tentou as alavancas tradicionais: revisar pacote de benefícios, ajustar política de remuneração, investir em programas de desenvolvimento, melhorar comunicação interna, trabalhar liderança. Algumas dessas iniciativas funcionam, outras menos. Mas existe uma alavanca que quase certamente você ainda não atingiu porque nunca foi apresentada como “assunto de RH”.
O espaço físico é uma dessas raras oportunidades onde é possível gerar impacto significativo justamente porque ninguém está olhando. Os ganhos óbvios já foram capturados em outras áreas onde todo mundo já pensou em benefícios, todo mundo já revisou remuneração, todo mundo já investiu em employer branding digital. Mas pouquíssimas empresas pensaram estrategicamente no ambiente como ferramenta de atração, engajamento e retenção. Isso significa que existe espaço para diferenciação real, para resultados que a concorrência não está conseguindo.
Como levar essa pauta para a diretoria
Levar uma pauta nova para a alta liderança exige preparação. Você precisa de mais do que intuição, precisa de um caso estruturado que conecte o investimento proposto com resultados que a diretoria e a VP valorizam. A boa notícia é que os argumentos existem e são sólidos; só precisam ser articulados na linguagem certa.
O primeiro argumento é financeiro, e é onde você deve começar. Calcule o custo real de turnover na sua organização e não apenas o custo direto de recrutamento, mas produtividade perdida, tempo de gestores em entrevistas, curva de aprendizado, impacto em projetos, risco de perda de clientes em posições críticas. Esse número geralmente é muito maior do que a organização percebe. Depois, conecte: se o ambiente físico contribui para turnover de forma invisível e as evidências sugerem que contribui então investir em melhorar esse ambiente é investir em reduzir um custo significativo.
O segundo argumento é sobre atração de talentos. Levante dados sobre ofertas recusadas nos últimos meses. Quantos candidatos finalistas escolheram a concorrência? Por quais razões declaradas? Agora adicione a pergunta que ninguém fez: qual foi a experiência física desses candidatos quando visitaram a empresa? Como era o ambiente onde foram entrevistados? Existe correlação entre a qualidade do espaço onde a entrevista aconteceu e a taxa de aceite? Provavelmente você não tem esses dados ainda mas levantar a pergunta já demonstra um nível de pensamento estratégico que vai chamar atenção.
O terceiro argumento é sobre cultura e valores. Toda organização tem valores declarados, geralmente coisas como “valorizamos pessoas”, “buscamos excelência”, “somos inovadores”. Agora faça o exercício honesto: o espaço físico comunica esses valores? Alguém que entrasse no escritório sem saber nada sobre a empresa conseguiria inferir esses valores pelo ambiente? Se a resposta for não, existe uma desconexão que mina a credibilidade de todo o discurso cultural. E consertar essa desconexão é uma forma concreta de transformar valores de PowerPoint em experiência vivida.
O quarto argumento é sobre o retorno ao presencial. Se sua organização está tentando trazer pessoas de volta ao escritório e a maioria está, você sabe que isso é um desafio. As pessoas se acostumaram com o conforto de casa, com a ausência de deslocamento, com a autonomia de organizar o próprio ambiente. Para competir com isso, o escritório precisa oferecer algo que o home office não oferece. Um ambiente que foi pensado estrategicamente pode ser esse diferencial, um lugar onde as pessoas genuinamente querem estar porque a experiência é melhor do que ficar em casa.
O que muda quando o espaço é pensado estrategicamente
Quando uma empresa decide investir em um projeto de arquitetura corporativa com visão estratégica não apenas “reforma” ou “decoração” os resultados aparecem em múltiplas dimensões que importam diretamente para o RH.
Na atração de talentos, o ambiente passa a trabalhar a favor da sua proposta de valor. O candidato que visita a empresa pela primeira vez tem uma experiência que confirma, em vez de contradizer, tudo que ele viu no employer branding. A “entrevista antes da entrevista” passa a ser um aliado silencioso, predispondo o candidato positivamente antes de qualquer conversa começar. A taxa de aceite de ofertas tende a subir não porque você passou a oferecer mais dinheiro, mas porque a experiência completa ficou mais coerente e atraente.
Na retenção, o efeito é ainda mais profundo porque é cumulativo. Pessoas que genuinamente gostam de estar no ambiente de trabalho desenvolvem uma relação positiva com o lugar que se soma aos outros fatores de permanência. O escritório deixa de ser um “mal necessário” algo que se tolera em troca do salário e passa a ser parte do que torna o trabalho atraente. Isso não significa que ninguém mais vai pedir demissão; significa que o ambiente deixa de empurrar pessoas para fora e passa a ser um fator que segura.
Na cultura organizacional, o espaço se torna uma das formas mais poderosas de tornar valores tangíveis. Quando você diz que a empresa “valoriza colaboração” e o ambiente foi projetado para facilitar encontros e trocas, o discurso ganha materialidade. Quando você diz que a empresa “cuida das pessoas” e o espaço demonstra cuidado em cada detalhe iluminação que não cansa, acústica que permite concentração, móveis que respeitam o corpo a mensagem é absorvida sem precisar de explicação. Colaboradores novos entendem a cultura pelo ambiente antes de entender pelo treinamento de onboarding.
No engajamento e bem-estar cotidiano, os efeitos são imediatos e mensuráveis. Iluminação adequada reduz fadiga visual e mantém energia ao longo do dia. Acústica bem planejada diminui distrações e facilita concentração quando necessário. Zonas diferenciadas para diferentes tipos de trabalho permitem que as pessoas escolham o cenário mais adequado para cada tarefa. O resultado aparece em horas mais produtivas, menos queixas difusas de cansaço, melhor disposição para estar presencialmente.
Seu papel nessa transformação
A transformação do espaço físico em ferramenta estratégica de gestão de pessoas não vai acontecer sozinha. Alguém precisa ser o catalisador a pessoa que enxerga a oportunidade, articula o caso, mobiliza os decisores, conecta as áreas que precisam conversar. Esse alguém pode ser você.
O primeiro passo é mudar sua própria lente. Parar de ver o espaço físico como “assunto de facilities” e começar a ver como variável que impacta diretamente seus indicadores. Da próxima vez que analisar dados de turnover, se pergunte: quanto disso pode estar relacionado ao ambiente? Da próxima vez que um candidato recusar uma oferta, se pergunte: qual foi a experiência física dele? Da próxima vez que a pesquisa de clima trouxer resultados insatisfatórios em dimensões difusas como “bem-estar” ou “satisfação geral”, se pergunte: o espaço pode estar contribuindo?
O segundo passo é começar a coletar evidências. Faça o exercício de entrar no seu próprio escritório como se fosse um candidato em primeira visita. Sente na recepção por cinco minutos. Observe. Que impressão você formaria se não soubesse nada sobre a empresa? Converse informalmente com colaboradores sobre como eles se sentem no ambiente não em pesquisa formal, mas em conversas genuínas. Preste atenção nos comentários espontâneos sobre o espaço que surgem no dia a dia. Esse material vai ser valioso quando você precisar construir o caso.
O terceiro passo é articular a proposta na linguagem da diretoria. Não é “vamos deixar o escritório mais bonito” isso soa como custo sem retorno. É “vamos transformar o ambiente em ferramenta de competitividade para atrair e reter talentos”. É “vamos reduzir custo de turnover atacando uma causa que ninguém está olhando”. É “vamos criar coerência entre nossa marca empregadora e a experiência real do candidato”. É “vamos dar às pessoas um motivo concreto para querer estar no escritório”. Cada uma dessas formulações conecta o investimento com resultado que a liderança valoriza.
O quarto passo é buscar aliados. Converse com facilities, com administrativo, com quem toma decisões sobre espaço físico na sua organização. Proponha uma visão conjunta onde o ambiente é pensado não apenas como infraestrutura operacional, mas como experiência que impacta pessoas. Muitas vezes essas áreas estão abertas a uma perspectiva diferente elas também sentem que algo poderia ser melhor, só não tinham o frame de “impacto em pessoas” para articular isso.
Quando a reforma vira estratégia: o caso CODESIGN
Na A9 Arquitetura, trabalhamos exatamente nessa interseção entre espaço físico e resultados de negócio. Não projetamos “escritórios bonitos” projetamos ambientes que funcionam como ferramenta estratégica, inclusive para os desafios de atração, engajamento e retenção que ocupam a agenda de RH.
Um exemplo concreto é o projeto que desenvolvemos para a CODESIGN, em Curitiba, no edifício Curitiba The Five um espaço de 362 m² onde também fizemos o gerenciamento completo da obra. O ponto central do projeto não era estética; era criar um ambiente coerente com a identidade da empresa, funcional para as demandas reais do dia a dia, consistente na experiência de quem chega pela primeira vez, e claro na mensagem cultural que transmite a cada pessoa que cruza a porta.
Cada decisão de projeto layout, materiais, iluminação, acústica, fluxos de circulação foi tomada considerando o impacto na experiência das pessoas que usariam o espaço. O resultado é um ambiente que trabalha ativamente a favor dos objetivos da empresa: na percepção de profissionalismo que transmite a clientes e candidatos, no conforto e funcionalidade que oferece aos colaboradores, na identidade visual que reforça cultura sem precisar de palavras.
Quando a experiência física é consistente com a promessa da marca, a empresa deixa de precisar “explicar” cultura e passa a “demonstrar” cultura. E demonstração é infinitamente mais poderosa que explicação tanto para quem já está dentro quanto para quem está decidindo se quer entrar.
Checklist: como avaliar seu ambiente atual
Antes de levar qualquer proposta para a diretoria, você precisa de um diagnóstico honesto da situação atual. Reserve trinta minutos para fazer esse exercício de preferência num momento em que você possa olhar o escritório com olhos frescos, como se fosse a primeira vez.
Entre no prédio como um candidato entraria. Observe a chegada estacionamento, elevador, porta de entrada. Que primeiras impressões se formam? Depois, sente na recepção e espere cinco minutos sem fazer nada, apenas absorvendo. O ambiente parece acolhedor, um lugar onde você gostaria de estar? Ou parece um espaço para “aguentar” enquanto espera ser chamado?
Caminhe pelo escritório observando iluminação, acústica, mobiliário, materiais. A iluminação ajuda a manter energia e clareza mental, ou cansa e oprime depois de algum tempo? O ambiente permite concentração quando necessário, ou é barulhento demais, distrativo demais? Os móveis parecem ter sido escolhidos pelo critério do conforto e funcionalidade, ou pelo critério do menor preço?
Entre na sala de reunião onde acontecem as entrevistas. Sente na cadeira onde o candidato sentaria. Olhe ao redor. Esse ambiente transmite profissionalismo, organização e cuidado? Ou transmite improviso, descuido, “tanto faz”? Se você fosse um candidato decidindo entre duas ofertas similares, esse espaço pesaria a favor ou contra?
Por fim, a pergunta síntese: existe coerência entre o que a empresa promete em sua comunicação e o que o espaço físico entrega como experiência? Se a resposta for não ou “mais ou menos” você tem um caso para construir.
A contratação começa antes da entrevista e o RH pode liderar essa mudança
O processo de atração de talentos não começa quando você publica uma vaga. Começa no momento em que o candidato entra no seu espaço físico e forma, em silêncio, uma impressão que vai influenciar todas as decisões subsequentes. E essa dinâmica não termina na contratação continua todos os dias, em cada hora que o colaborador passa no ambiente, acumulando uma relação que eventualmente impacta a decisão de ficar ou buscar algo diferente.
Por tempo demais, o espaço físico foi tratado como variável fora do alcance do RH. Como responsabilidade de outra área, assunto de outra reunião, decisão de outras pessoas. O resultado é que uma ferramenta poderosa de gestão de pessoas ficou abandonada gerando custos invisíveis de turnover, minando esforços de employer branding, contribuindo para problemas de engajamento sem nunca ser apontada como causa.
Você pode ser a pessoa que muda isso na sua organização. Que traz essa pauta para a mesa de decisão. Que conecta o ambiente físico com resultados de pessoas de uma forma que ninguém tinha articulado antes. Que transforma um ponto cego em vantagem competitiva.
Não é uma mudança pequena. Exige construir um caso sólido, mobilizar aliados, convencer decisores a olhar para algo que sempre foi invisível. Mas o profissional de RH que consegue fazer isso se posiciona de forma diferente dentro da organização não como executor de processos, mas como pensador estratégico que enxerga alavancas que outros não veem.
Seu escritório hoje é um aliado silencioso ou um sabotador constante? A resposta a essa pergunta pode estar custando mais do que você imagina. E a decisão de mudar essa realidade pode estar mais ao seu alcance do que você pensava.
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Na A9 Arquitetura, projetamos espaços corporativos como ferramenta estratégica de negócio inclusive para atrair e reter talentos. Se você quer entender como o ambiente pode trabalhar a favor dos seus indicadores de pessoas, vamos conversar.
