Como o layout do escritório sabota suas reuniões e o que isso revela sobre a cultura da empresa
Todo escritório tem uma. Aquela sala de reunião que existe no mapa, aparece no sistema de reservas, tem cadeiras, mesa, projetor funcionando e mesmo assim ninguém usa. Ou usa só em último caso, quando todas as outras estão ocupadas.
Quando perguntamos às pessoas o motivo, as respostas são vagas: “é longe”, “é estranha”, “não sei, prefiro a outra”. Ninguém consegue articular exatamente o problema. Mas o comportamento é consistente: a sala permanece vazia enquanto as outras têm fila de espera.
Esse fenômeno não é acidental. É um diagnóstico. A sala abandonada está contando uma história sobre como o espaço foi pensado ou não pensado e sobre como as pessoas realmente se movem e se conectam no ambiente de trabalho.
O que a sala vazia está tentando dizer
Quando uma sala de reunião é sistematicamente evitada, geralmente encontramos uma combinação de fatores que, isoladamente, parecem irrelevantes. É a soma deles que cria a rejeição.
Distância dos fluxos naturais. As pessoas não circulam por ali no dia a dia. Para chegar à sala, é preciso fazer um desvio, sair do caminho que já percorrem entre a mesa, o café e as instalações sanitárias. Isso parece trivial até você perceber que reuniões frequentemente são decididas de última hora, no corredor, com um “vamos ali rapidinho resolver isso”. Se “ali” significa atravessar o escritório inteiro, a reunião acontece em outro lugar ou não acontece.
Isolamento visual e acústico excessivo. Privacidade é importante, mas existe um ponto em que o isolamento vira desconforto. Uma sala no fim de um corredor sem janelas, cercada de paredes cegas, ativa um instinto primitivo de vulnerabilidade. As pessoas não conseguem explicar, mas sentem que estão “escondidas demais”. Isso gera uma resistência inconsciente.
Proximidade de zonas desconfortáveis. A sala fica ao lado do banheiro, do depósito, da copa barulhenta ou de uma área com ar-condicionado desregulado. Novamente, ninguém vai dizer “não quero reunir porque é perto do banheiro” mas vai evitar a sala sem saber articular o porquê.
Associação com experiências negativas. Se a sala foi usada repetidamente para demissões, feedbacks difíceis ou reuniões tensas, ela carrega essa marca. O espaço físico absorve memória emocional. As pessoas evitam o lugar como evitariam uma pessoa que só traz más notícias.
O custo invisível do espaço mal aproveitado
Uma sala de reunião vazia não é apenas desperdício de metros quadrados. É sintoma de um problema maior que afeta toda a dinâmica do escritório.
Quando uma sala é evitada, a pressão sobre as outras aumenta. Começam os conflitos de agenda, os atrasos em cascata, as reuniões que acontecem nos lugares errados no open space, atrapalhando quem precisa de concentração, ou em cafeterias barulhentas onde ninguém consegue ouvir direito. Decisões importantes são adiadas porque “não tinha sala disponível”. Colaborações espontâneas deixam de acontecer porque não há onde sentar para uma conversa de quinze minutos.
O mais perverso é que a empresa está pagando por aquele espaço. Aluguel, manutenção, limpeza, climatização tudo isso custa o mesmo para a sala cheia e para a sala vazia. É como ter um funcionário no quadro que nunca aparece para trabalhar, mas continua recebendo salário.
O diagnóstico começa pela observação
Antes de reformar, redecorar ou simplesmente aceitar que “essa sala é assim mesmo”, vale fazer um exercício de observação sistemática. Não de pesquisa ou formulário as pessoas não sabem explicar comportamentos que são em grande parte inconscientes. Observação significa literalmente olhar.
Passe uma semana notando os fluxos do escritório. Por onde as pessoas caminham naturalmente? Onde param para conversas de corredor? Quais espaços são ocupados primeiro pela manhã? Onde as pessoas se aglomeram antes de reuniões? Onde preferem almoçar quando comem na empresa?
Esses padrões revelam a geografia real do escritório não a que está na planta, mas a que existe no comportamento das pessoas. A sala vazia provavelmente está fora desse mapa informal. Está em uma zona que o fluxo natural contorna, não atravessa.
O que pode ser feito
Existem intervenções de diferentes escalas, dependendo da gravidade do problema e do investimento disponível.
Mudar a função do espaço. Se a sala não funciona para reuniões formais, talvez funcione para outro uso: uma sala de concentração individual, um espaço para calls de vídeo, uma área de descompressão. O isolamento que afasta reuniões pode ser exatamente o que atrai quem precisa de foco sem interrupções.
Criar motivos para ir até lá. Se o caminho até a sala não é natural, é possível criar atratores que levem as pessoas naquela direção. Uma máquina de café melhor, uma impressora exclusiva, um quadro de avisos importante, material de escritório. Quando o fluxo aumenta, a sala deixa de parecer isolada.
Intervir na percepção do trajeto. Às vezes o problema não é a sala em si, mas o corredor que leva até ela: mal iluminado, monótono, com sensação de abandono. Melhorar a iluminação, adicionar elementos visuais interessantes ou simplesmente pintar as paredes pode transformar a experiência de chegar ao espaço.
Reconfigurar o layout maior. Em casos mais sérios, a solução exige repensar a distribuição do escritório como um todo. Talvez a sala esteja no lugar errado porque as áreas ao redor dela estão no lugar errado. Talvez o problema seja de zoneamento: reuniões, concentração, colaboração e circulação precisam de uma lógica que não foi considerada no projeto original.
Na prática: quando o projeto pensa nos fluxos desde o início
Para ilustrar como esses princípios funcionam quando aplicados desde a concepção do espaço, vale olhar para o projeto que desenvolvemos para a Meta, empresa gaúcha de tecnologia, em sua sede de Curitiba.
O desafio era claro: criar um escritório de 450m² que acomodasse o dobro da equipe anterior de 50 para 100 colaboradores sem que o espaço ficasse apertado ou impessoal. Mas o briefing ia além dos números. A Meta queria um ambiente que refletisse seu slogan: simple, human, tech. Três palavras que, não por acaso, dialogam com nossa própria visão de arquitetura corporativa.
A primeira decisão foi eliminar a recepção tradicional. Em vez de uma barreira formal na entrada, quem chega ao escritório é recebido diretamente na área de descompressão com sofá, TV, videogame, mesa de sinuca, café. Isso não é decoração: é estratégia de fluxo. Esse espaço central conecta os dois lados da sede, funcionando como coração do escritório. Todas as circulações passam por ali. Ninguém precisa fazer desvio para chegar a lugar nenhum.
Para reuniões, criamos opções para diferentes necessidades e durações. Uma sala maior com mesa e lounge de poltronas para encontros mais longos. Duas salas menores para conversas rápidas. Dois booths equipados com telas para trocas dinâmicas. Todos esses espaços ficam próximos ao fluxo natural não escondidos em cantos que ninguém frequenta. E todos contam com iluminação adequada, pontos de energia e tratamento acústico com carpete.
As estações de trabalho, na outra ponta do escritório, usam mesas coletivas com espaçamento adequado entre pessoas e circulação. Divisórias de vidro separam áreas que exigem sigilo, mas mantêm o contato visual entre departamentos. A paginação do piso diferencia os ambientes sem precisar de paredes uma comunicação não verbal que orienta o comportamento das pessoas sem que elas percebam.
O resultado é um escritório onde nenhuma sala fica vazia por falta de uso. Cada espaço tem propósito claro, está no caminho natural das pessoas e foi pensado para o tipo de interação que vai acontecer ali. Não é mágica é planejamento que considera comportamento humano antes de considerar metragem.
A sala como espelho
A sala de reunião que ninguém usa é, no fundo, um espelho. Ela reflete como a empresa pensou ou deixou de pensar sobre a experiência de trabalho das pessoas. Reflete prioridades, atenção aos detalhes, compreensão de como colaboração realmente acontece.
Empresas que levam a sério a produtividade e o engajamento das equipes não podem ignorar esses sinais espaciais. Cada metro quadrado mal aproveitado é um pequeno atrito no dia a dia de dezenas ou centenas de pessoas. Atritos se acumulam. E, eventualmente, aparecem em indicadores que parecem não ter nada a ver com arquitetura: rotatividade, satisfação, velocidade de decisão, qualidade de colaboração.
A boa notícia é que o diagnóstico é simples. Basta olhar para o escritório com olhos novos e fazer a pergunta que está no título deste artigo. A resposta, quando você se dispõe a buscá-la de verdade, geralmente aponta o caminho da solução.
Na A9 Arquitetura, projetamos espaços corporativos que funcionam não só na planta, mas no dia a dia das pessoas que os ocupam. Se você olhou para o seu escritório de um jeito diferente depois de ler este artigo, talvez valha uma conversa.
